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物業(yè)管理企業(yè)如何實(shí)施ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)
編輯:海南房產(chǎn)網(wǎng) 發(fā)布日期:2016-09-10 00:00:00 有效期:發(fā)布當(dāng)天 閱讀 557 次
物業(yè)管理企業(yè)是服務(wù)性企業(yè),它所提供的產(chǎn)品,就是向業(yè)主提供物業(yè)管理服務(wù)。物業(yè)管理企業(yè)的較高管理者應(yīng)根據(jù)服務(wù)行業(yè)八大需要(物美與價(jià)廉、及時(shí)與周到、安全與衛(wèi)生、舒適與方便、熱情與誠(chéng)懇、禮貌與尊重、親切與友好、諒解與安慰)和六大特性(功能性、經(jīng)濟(jì)性、安全性、時(shí)間性、舒適性、文明性),研究、識(shí)別、確定業(yè)主的需要和期望,結(jié)合物業(yè)管理行業(yè)和本企業(yè)特點(diǎn),制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。這樣的方針和目標(biāo)應(yīng)是被全體員工廣泛接受、理解的,應(yīng)是被業(yè)主和社會(huì)廣泛認(rèn)可的。
在方針、目標(biāo)的內(nèi)容上,應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的承諾,強(qiáng)調(diào)顧客(業(yè)主)至上。目標(biāo)應(yīng)圍繞方針,盡量量化,可以設(shè)置"服務(wù)的總滿意率"、"報(bào)修的及時(shí)率"、"房屋主體及公共設(shè)施的完好率"、"清潔的及時(shí)率",以及"對(duì)所管物業(yè)的評(píng)優(yōu)承諾"等質(zhì)量目標(biāo)。
在方針/目標(biāo)的實(shí)施上,應(yīng)大力宣傳,不僅使組織的所有員工理解和貫徹,還應(yīng)向業(yè)主或業(yè)主委員會(huì)和社會(huì)公開(kāi),體現(xiàn)組織的服務(wù)承諾和社會(huì)義務(wù)。
質(zhì)量目標(biāo)如何進(jìn)一步細(xì)化、分解呢?筆者認(rèn)為,可以根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置"質(zhì)量指標(biāo)"的概念,對(duì)目標(biāo)分階段、分層次、分項(xiàng)目地展開(kāi),較終分解到班組甚至個(gè)人。這樣做,可以使每一個(gè)員工都清楚自己的工作目標(biāo)和努力方向,也可以使服務(wù)的對(duì)象(業(yè)主)深刻感受到物業(yè)服務(wù)的持續(xù)改進(jìn)。
2、明確組織內(nèi)部的職責(zé)、權(quán)限和相互溝通的形式、方法。
物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、職責(zé)分配及服務(wù)提供,要根據(jù)服務(wù)對(duì)象(業(yè)主)的需求和期望及企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行。應(yīng)規(guī)定各自的工作內(nèi)容應(yīng)達(dá)到的水準(zhǔn),尤其應(yīng)注意協(xié)調(diào)管理處與公司、專業(yè)班組(部門(mén))與管理處、各班組之間的關(guān)系,明確各自的職責(zé)和相互間的接口,避免遇事誰(shuí)都不管或誰(shuí)都去管的極端做法。
物業(yè)管理企業(yè)需要與社會(huì)各個(gè)方面打交道,從某種意義上說(shuō),每個(gè)員工都是公關(guān)人員。對(duì)此如此,對(duì)內(nèi)亦然。2000版ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要強(qiáng)調(diào)內(nèi)部溝通(5.5.3)。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)建立內(nèi)部溝通機(jī)制和程序,將其納入質(zhì)量管理體系,明確范圍、內(nèi)容和工具等。質(zhì)量管理體系是一個(gè)全員參與的體系,及時(shí)進(jìn)行有關(guān)企業(yè)的發(fā)展、方針/目標(biāo)、服務(wù)理念等信息的傳遞和溝通,使員工之間相互了解、相互信任顯得尤為重要。
3、服務(wù)理念應(yīng)體現(xiàn)"以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)"的原則。
在ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)中,體現(xiàn)"以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)"的內(nèi)容有0.1、5.2、5.4.4、7.2.1、7.2.3、7.3、7.5.3、7.5.4、8.2.1等條款。"以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)"是物業(yè)管理企業(yè)的行動(dòng)準(zhǔn)則,識(shí)別和確定業(yè)主的需求和期望,是應(yīng)頭先考慮的。這種需求和期望既包括在《物業(yè)管理行業(yè)規(guī)范》、《物業(yè)管理委托書(shū)(合同)》、《住戶公約》或《業(yè)主公約》中已明確的服務(wù)內(nèi)容,還應(yīng)包括業(yè)主(委托方)未來(lái)的、潛在的需求和期望。企業(yè)應(yīng)不斷調(diào)整自己的質(zhì)量目標(biāo)、提升服務(wù)檔次、完善服務(wù)內(nèi)容,不斷規(guī)范、完善內(nèi)部管理職責(zé)、權(quán)限,以適應(yīng)這種發(fā)展。物業(yè)有寫(xiě)字樓、住宅小區(qū)、商住樓、商場(chǎng)、工業(yè)園區(qū)之分,業(yè)主有私人業(yè)主、企事業(yè)單位之分;業(yè)主的地位、層次、成分也有所不同。不同的業(yè)主、不同的物業(yè),不但對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的要求不同,還會(huì)隨著時(shí)間、環(huán)境等的變化而變化。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)的調(diào)查和信息收集程序,不斷研究市場(chǎng),完善自己。
4、質(zhì)量管理體系的文件化應(yīng)體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)。
物業(yè)管理企業(yè)的質(zhì)量體系文件必須具有嚴(yán)肅性、權(quán)威性、可行性、先進(jìn)性和靈活性,應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求、行業(yè)特點(diǎn)顧客(業(yè)主)需求、期望和企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)。按2000版標(biāo)準(zhǔn)建立的物業(yè)管理企業(yè)的文件化結(jié)構(gòu),以3~4個(gè)層次為宜,即層次:質(zhì)量手冊(cè);層次:程序文件;第三層次:各種工作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄、表式、報(bào)告等(也可使第三層次擴(kuò)展到2~3個(gè)層次)。
2000版標(biāo)準(zhǔn)減少了對(duì)形成文件程序的強(qiáng)制性要求,強(qiáng)調(diào)組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況編制文件。對(duì)文件的具體內(nèi)容,必須按照"結(jié)合實(shí)際、量體裁衣"的原則,將其作為組織內(nèi)部的"法律"。文件既是指導(dǎo)員工開(kāi)展工作的指南,又是評(píng)價(jià)、考核員工工作績(jī)效的規(guī)范和要求。
那么,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)建立多少程序文件呢?筆者認(rèn)為,除建立6個(gè)強(qiáng)制性程序文件(即文件控制、質(zhì)量記錄控制、不合格控制、內(nèi)部審核、糾正措施、預(yù)防措施)外,還應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和人員質(zhì)量技能,建立一些確實(shí)需要的程序文件。例如:
為了識(shí)別、確定業(yè)主的需求并分析、判斷自身是否具有滿足業(yè)主要求的能力,可以根據(jù)7.7.2條款建立"物業(yè)服務(wù)要求的評(píng)審程序",對(duì)物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)等級(jí)、服務(wù)收費(fèi)、服務(wù)承諾等進(jìn)行綜合性評(píng)審;
可以按7.4條款建立"原材料采購(gòu)和服務(wù)分包管理控制程序",控制原材料供方和服務(wù)分包方的質(zhì)量,以滿足組織和業(yè)主的要求;
可以按7.1條款建立"物業(yè)管理方案的策劃控制程序",對(duì)投標(biāo)書(shū)、物業(yè)管理方案的編寫(xiě)和審核、新服務(wù)項(xiàng)目的策劃和開(kāi)展進(jìn)行規(guī)范;
對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的提供,可根據(jù)7.5.1、7.5.2條款建立"物業(yè)管理服務(wù)實(shí)施控制程序",根據(jù)7.5.3條款建立"服務(wù)標(biāo)識(shí)和可追溯性控制程序"等進(jìn)行管理;同時(shí),與第三層次文件緊密結(jié)合,對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的全過(guò)程進(jìn)行有效控制;
對(duì)物業(yè)管理服務(wù)實(shí)施過(guò)程的監(jiān)控是,可根據(jù)8.2.4條款建立"物業(yè)管理服務(wù)的檢查、監(jiān)督控制程序";按8.3條款建立"不合格服務(wù)控制程序",按8.5.2條款建立"糾正措施控制程序"等進(jìn)行監(jiān)控、改進(jìn)和完善;
對(duì)業(yè)主投訴處理、回訪、溝通等活動(dòng),可根據(jù)7.2.3條款建立"業(yè)主溝通、回訪和投訴處理控制程序";
對(duì)物業(yè)管理企業(yè)的開(kāi)放式信息調(diào)查系統(tǒng),可按8.2.1條款建立"業(yè)主滿意度調(diào)查控制程序",按規(guī)定的周期對(duì)業(yè)主進(jìn)行服務(wù)信息調(diào)查。
當(dāng)然,程序文件的數(shù)量應(yīng)由企業(yè)自己決定,質(zhì)量管理基礎(chǔ)好的企業(yè)可酌情減少,質(zhì)量管理基礎(chǔ)較差的企業(yè)可酌情增加。
文件化的質(zhì)量管理體系一旦建立,應(yīng)該采取強(qiáng)制性手段推行,涉及質(zhì)量責(zé)任的任何部門(mén)、員工(包括較高管理者)都不能例外。這樣做,才能真正將質(zhì)量管理體系文件作為企業(yè)的"法律",走上法治管理的軌道。
5、應(yīng)注意資源管理和服務(wù)提供的控制。
物業(yè)管理企業(yè)資源管理的對(duì)象可以是員工、行業(yè)信息(包括業(yè)主信息、社會(huì)信息等)、供方(原材料供應(yīng)商、物業(yè)服務(wù)分包方等)、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、工作環(huán)境以及財(cái)務(wù)資源等??刂频年P(guān)鍵在于利用資源使業(yè)主滿意??梢愿鶕?jù)業(yè)主的需求,根據(jù)合同要求配置、調(diào)整資源。對(duì)于人員,尤其要注意崗位技能的培訓(xùn)、質(zhì)量服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。物業(yè)管理是一項(xiàng)涉及多種專業(yè)的行業(yè),從業(yè)人員應(yīng)具有良好的專業(yè)技能并勝任本職工作。對(duì)員工的服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)的培養(yǎng)更是物業(yè)管理企業(yè)不能忽視的。企業(yè)可以建立相應(yīng)的程序(如按6.2.2條款建立"培訓(xùn)控制程序")控制、滿足資源的要求。
物業(yè)管理服務(wù)可以劃分為常規(guī)性的公共服務(wù)(如房屋建筑主體的管理、房屋設(shè)備設(shè)施管理、環(huán)境衛(wèi)生和綠忽視掛尼龍、治安和消防管理、車輛道路秩序管理等)、公共性的 房屋、專項(xiàng)服務(wù)等。對(duì)各類服務(wù)過(guò)程的控制,除了建立"物業(yè)管理服務(wù)實(shí)施過(guò)程"程序文件外,還應(yīng)根據(jù)服務(wù)的內(nèi)容和過(guò)程,編制各類作業(yè)規(guī)程(作業(yè)指導(dǎo)書(shū))。在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中,應(yīng)運(yùn)用過(guò)程方法的要求,頭先研究各服務(wù)過(guò)程,即識(shí)別服務(wù)過(guò)程和子過(guò)程,明確這些過(guò)程的輸入和輸出,識(shí)別所需的資源(包括人員、設(shè)備、場(chǎng)所、資金等)。在具體實(shí)施中,應(yīng)控制關(guān)鍵過(guò)程,設(shè)置過(guò)程的監(jiān)控點(diǎn)。對(duì)過(guò)程控制,應(yīng)規(guī)定相關(guān)的質(zhì)量記錄。
6、設(shè)置適宜的物業(yè)管理服務(wù)監(jiān)控點(diǎn)
ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)更突出"動(dòng)態(tài)監(jiān)控"的特點(diǎn)。對(duì)物業(yè)管理企業(yè)來(lái)說(shuō),如何設(shè)置適宜的監(jiān)控點(diǎn)是需要很好考慮的問(wèn)題。監(jiān)控點(diǎn)的設(shè)置應(yīng)從物業(yè)管理服務(wù)的策劃(7.1)開(kāi)始,在物業(yè)管理服務(wù)的實(shí)施過(guò)程(7.5.1)、日常檢查機(jī)制的策劃(8.1)、服務(wù)質(zhì)量的檢驗(yàn)(8.2.4)中予以明確。例如,對(duì)某小區(qū)的公共環(huán)境衛(wèi)生管理,可在小區(qū)"物業(yè)管理方案"中明確要求管理商的服務(wù)承諾與檢查集中;在小區(qū)"環(huán)境衛(wèi)生考核制度"中明確檢查的安排和評(píng)定準(zhǔn)則;在具體的清潔衛(wèi)生過(guò)程中落實(shí)這種檢查和考核(如開(kāi)展日檢、周檢、月檢等),并對(duì)檢查情況予以記錄,對(duì)問(wèn)題及時(shí)采取整改或糾正措施等。相關(guān)質(zhì)量記錄包含的信息和數(shù)據(jù)是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)體系、提高企業(yè)管理水平的主要依據(jù)之一。
7、堅(jiān)持強(qiáng)調(diào)"持續(xù)改進(jìn)"
對(duì)物業(yè)管理企業(yè)質(zhì)量管理體系的改進(jìn),應(yīng)頭先建立自我完善機(jī)制,如按5.6管理評(píng)審、8.2.2內(nèi)部審核、8.5.1持續(xù)改進(jìn)、8.5.2糾正措施、8.5.3預(yù)防措施等條款的要求建立相應(yīng)的文件化程序。企業(yè)應(yīng)建立開(kāi)放式的信息收集、溝通系統(tǒng),對(duì)收集到的各類信息和數(shù)據(jù),根據(jù)8.4條款"數(shù)據(jù)分析"的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。企業(yè)應(yīng)注意利用平時(shí)在各類檢查活動(dòng)、服務(wù)提供過(guò)程、內(nèi)審、業(yè)主投訴等記錄中的信息和資料,分析服務(wù)的開(kāi)展情況、水準(zhǔn)、內(nèi)部管理水平。"持續(xù)改進(jìn)"要求企業(yè)對(duì)員工提供適宜方法和手段的培訓(xùn),使每一個(gè)員工將服務(wù)、服務(wù)過(guò)程、體系改進(jìn)作為自己的目標(biāo)。在企業(yè)內(nèi)部溝通中,應(yīng)確定改進(jìn)的目標(biāo),及時(shí)通報(bào)改進(jìn)情況,從而使質(zhì)量管理體系不斷改進(jìn)、提高、完善。
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