投訴處理常分為四個過程：接受投訴階段，解釋澄清階段，提出解決處理階段，跟蹤總結(jié)階段。在每一個階段需要掌握不同的處理規(guī)范。

　　一、接受投訴階段

　　1．業(yè)主在陳述投訴理由時，不得隨意打斷業(yè)主的話，讓業(yè)主把話講完，以避免影響業(yè)主的情緒。
　　2．要認(rèn)真傾聽，準(zhǔn)確記憶，盡量做到不讓業(yè)主重述，以避免業(yè)主的火氣升級。
　　3．適時給予業(yè)主回應(yīng)，表明你對這件事情的關(guān)注和重視。
　　4．注意對事件全過程進(jìn)行仔細(xì)詢問，語速不宜過快，要做詳細(xì)的投訴記錄。

　　二、解釋澄清階段

　　1．根據(jù)業(yè)主的表現(xiàn)快速分析整個事件對業(yè)主影響的程度。
　　2．注意面部表情和解釋語言的語調(diào)，不得給業(yè)主有受輕視、冷漠或不耐煩的感覺。
　　3．換位思考、易地而處，從業(yè)主的角度出發(fā)，做合理的解釋或澄清。
　　4．在沒有完全了解清楚業(yè)主所投訴的問題時，不得馬上將問題轉(zhuǎn)交其他同事或相關(guān)部門。
　　5．無論是否我方的原因，不得先強調(diào)我方的理由，要從業(yè)主的角度出發(fā)，做合理的解釋或澄清。
　　6．如是我方的原因，必須誠懇道歉，注意保持恰當(dāng)?shù)恼Z氣，同時提出解決問題的辦法。
　　7．如明顯是業(yè)主的原因，也應(yīng)委婉地向業(yè)主解釋，不得表露出對業(yè)主的輕視、冷漠或不耐煩。
　　8．在解釋過程中，如業(yè)主提出異議，不得與業(yè)主爭辯或一味地尋找借口，更不得試圖推卸責(zé)任。

　　三、提出解決處理階段

　　1．根據(jù)業(yè)主的投訴將問題進(jìn)行分類，大致分三個方面：是否當(dāng)即可以解決的；在短期內(nèi)可以解決的；是否技術(shù)問題現(xiàn)階段無法解決的。
　　2．根據(jù)投訴類別和情況，提出相應(yīng)的解決問題的具體措施。
　　3．向業(yè)主說明解決問題所需要的時間及其原因。
　　4．如果業(yè)主不認(rèn)可或拒絕接受解決方案，用心坦誠地向業(yè)主表明公司的限制。
　　5．按照時限，及時將需要后臺處理的投訴紀(jì)錄傳遞給相關(guān)部門處理。

　　四、跟蹤總結(jié)階段

　　1．根據(jù)處理時限的要求，注意跟進(jìn)投訴處理的進(jìn)程。
　　2．在業(yè)主等待處理結(jié)果的過程中，必須做到適時回訪(通過電話)。
　　3．處理結(jié)果出來后，要及時告知業(yè)主。
　　4．關(guān)心詢問業(yè)主對處理結(jié)果的滿意程度。

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